Perangkat lunak akuntansi adalah sistem pencatatan transaksi keuangan pada komputer di berbagai pilihan akuntansi hampir selalu tergantung pada ukuran bisnis yang dilayani. Perangkat lunak keuangan dapat bervariasi dari solusi beberapa juta pound untuk perusahaan publik besar hingga daftar pendapatan dan pengeluaran yang dikelola secara sederhana.
Persyaratan dari perangkat lunak akun beragam dengan paket akuntansi keuangan paling kompleks dan komprehensif yang menggabungkan informasi pelaporan ekonomi keuangan dan dikelola oleh tim akuntan berkualifikasi yang didukung oleh juru tulis akun, pemegang buku, dan masukan substansial dari sumber data otomatis. Di ujung lain skala, pedagang tunggal wiraswasta mungkin menggunakan perangkat lunak akuntansi sendiri dan menghasilkan satu set akun keuangan untuk tahun itu di sore hari.
Standar akuntansi yang berbeda diperlukan dari paket perangkat lunak tergantung pada kesesuaian untuk tujuan dan kebutuhan klien. Pembukuan entri ganda otomatis melalui sistem database dan mungkin diatur dalam modul keuangan biasanya akan menjadi pilihan mayoritas perusahaan publik. Pembukuan entri tunggal tidak akan menjadi solusi akuntansi yang dapat diterima untuk perusahaan terbatas karena persyaratan audit dan kewajiban hukum.
Namun, pembukuan entri tunggal memiliki tempatnya di pasar untuk bisnis yang lebih kecil dan tidak terlalu kompleks yang mempertahankan kontrol keuangan melalui pengetahuan yang dekat tentang setiap transaksi keuangan. Tujuan utama dari seorang pedagang tunggal lebih cenderung menjadi produksi rekening pajak dan melengkapi formulir pengembalian pajak berkala dan tahunan.
Tingkat perangkat lunak keuangan tercanggih di perusahaan terbesar mencerminkan fungsi akuntansi di organisasi tersebut dengan berbagai modul untuk piutang, hutang, pengendalian stok, buku besar, dan aset tetap. Modul akuntansi ini juga dapat diintegrasikan dengan fungsi bisnis lain seperti fungsi produksi dan pengiriman dan juga dibagi menjadi modul terpisah dalam fungsi keuangan.
Di perusahaan yang lebih besar, buku harian penjualan dan entri data omset penjualan sering kali menjadi tanggung jawab satu departemen sementara fungsi piutang dapat dibagi dengan fungsi kontrol kredit spesialis dalam modul akuntansi tersebut. Sebuah divisi lebih lanjut juga dapat mencakup administrasi penjualan dan catatan pelanggan. Demikian pula fungsi hutang dagang dapat dibagi antara departemen pembelian, departemen faktur pembelian dan fungsi hukum untuk pembayaran yang lewat jatuh tempo.
Perangkat lunak akuntansi untuk perusahaan dan organisasi yang lebih kecil biasanya merupakan sistem entri data transaksi utama yang mencakup pendapatan penjualan, biaya pembelian, dan transaksi tunai dan bank. Masuknya dokumen-dokumen utama ini ke database yang mengotomatisasi prinsip-prinsip pembukuan entri ganda dan menghasilkan database piutang, hutang dan buku besar umum.
Beberapa pengetahuan akuntansi biasanya diperlukan untuk mengoperasikan sistem perangkat lunak akuntansi basis data dan bahwa pengetahuan keuangan biasanya tersedia di dalam perusahaan karena sebagian besar perusahaan yang menggunakan perangkat lunak akuntansi basis data juga mempekerjakan pembukuan atau juru tulis akun untuk memasukkan data dan di perusahaan kecil yang sedikit lebih besar juga akuntan yang berkualifikasi untuk mengelola fungsi akuntansi.
Kebutuhan akan pengetahuan akuntansi dalam sistem basis data sebagian adalah untuk memahami prinsip entri data dan relevansi aturan yang perlu diikuti, tetapi pada dasarnya pemahaman prinsip akuntansi diperlukan untuk memahami apa yang terjadi pada informasi setelah input. Dan yang paling penting, seorang akuntan yang berkualifikasi memiliki pengetahuan keuangan, pelatihan dan pengalaman untuk mengetahui sistem apa yang harus dihasilkan dan bagaimana melakukan query database untuk mengambil informasi tersebut.
Selain memasukkan rincian pendapatan dan pengeluaran utama, manfaat paling besar dari sistem database adalah tingkat kontrol informasi yang dikandungnya dapat memberikan manajemen perusahaan dan direktur keuangan. Fungsi akuntansi juga memiliki keamanan untuk menghasilkan neraca saldo, laporan laba rugi berkala, neraca dan laporan keuangan lainnya untuk tujuan perpajakan dan pengendalian.
Paket akuntansi usaha kecil yang membutuhkan sedikit atau tidak ada pengetahuan akuntansi tersedia.
Perusahaan terbatas kecil harus memperoleh perangkat lunak akuntansi berdasarkan prinsip pembukuan entri ganda karena selain menghasilkan akun laba rugi dan neraca percobaan untuk menunjukkan keakuratan dan integritas catatan keuangan ditambah neraca diperlukan untuk tujuan pelaporan.